¿Cómo apostillar un documento en Colombia?

 

Lo primero que debes saber es que para apostillar documentos en Colombia, disponemos de un sistema de legalización y apostilla electrónica a nivel nacional. Este proceso requiere que el usuario tenga una dirección de correo electrónico, que será el canal de comunicación entre las partes.

Para apostillar solo necesitas ingresar a la página web de la Cancillería de Colombia en la dirección cancilleria.gov.co. Allí encontrarás toda la información sobre cómo apostillar un documento. La Cancillería se encarga de manejar los asuntos de política exterior que corresponden al Ministerio de Relaciones Exteriores.

Tú mismo puede realizar el trámite, las 24 horas del día, los 7 días de la semana. No necesitas pedir cita para apostillar, ni dirigirte al Ministerio de Relaciones Exteriores. Es lo mismo apostillar en Cali, que hacer apostilla en Bogotá o en cualquier localidad de Colombia.  Siempre podrás hacerlo vía online, por la página web de la Cancillería.

Para apostillar documentos en Bogotá, dispones de atención telefónica las 24 horas del día. Puedes utilizar las líneas de atención al ciudadano: Bogotá: +57 (1) 3826999 también te puedes comunicar por el número gratuito nacional: 01 8000 938 000.

 

Para que un documento tenga validez a nivel internacional es necesario tener la legalización y apostilla del mismo, es muy importante validar la apostilla. Este proceso consiste en verificar los datos de la apostilla a través del sistema de validación.

Puedes realizar la validación, utilizando la opción “Consulte su Trámite” en la página de la Cancillería. Recuerda tener a mano el código de verificación asignado, porque lo tendrás que ingresar al sistema.

Colombia busca la cooperación entre los estados y la organización de naciones unidas para defender los intereses superiores de la comunidad internacional.

¿Qué es legalización?

La legalización de documentos consiste en legitimar la autenticidad de la firma de la autoridad competente y la calidad de su actuación en el proceso.

Todas las traducciones deben ser presentadas ante un notario público para el reconocimiento de la firma en el Ministerio de Relaciones Exteriores.

En el documento, se legalizan las firmas suscritas por el ente emisor. El documento legalizado sólo tiene validez a nivel nacional.

¿Cuándo debo legalizar?

Lo ideal es legalizar los documentos en fecha cercana a su emisión o cuando así lo requiera. La legalización otorga validez al documento en el país de origen.

¿Qué es Apostillar?

El proceso consiste en certificar la autenticidad de la firma del funcionario público que aprobó la legalización del documento. 

El apostillado de documentos, es un certificado. Este se adjunta al documento para que sea reconocido legalmente en todos los países que forman parte de la Conferencia de la Haya de 1961. Cuando apostilles tu documento, recibirás un certificado de apostilla junto con el documento. Ahora tu documento tendrá estampado un sello oficial del Gobierno.

 Quiero saber cómo apostillar documentos

Allí encontrarás en forma detallada los requisitos para apostillar: documentos de carácter civil, documentos de educación, documentos de carácter religioso y otro tipo de documento.

Si necesitas apostillar documentos de educación superior, estos deben ser avalados por el Ministerio de Educación Nacional.

En la sección de “Documentos Automáticos” encontrarás la información para tramitar: Certificado de antecedentes penales, Documentos INVIMA. Documentos de Superintendencia de industria y comercio, Pasaporte y otros.

En el caso de Traducciones”, las mismas deben ser realizadas por un traductor oficial y luego, ser presentadas ante el notario público. El notario legalizará la firma del traductor, indicando que el tratamiento de los documentos corresponden a traducciones oficiales.

¿Cuándo debo apostillar?

Debemos apostillar los documentos después de legalizarlos. Este proceso solo es necesario si necesitamos que sean reconocidos en otros países.

Cuando los documentos son expedidos por países que no forman parte de la Conferencia de la Haya de 1961, debemos realizar la legalización por vía diplomática.

En caso de estar en el exterior, te recomendamos realizar el proceso antes de regresar. 

 

El procedimiento para la legalización por vía diplomática consiste en:

 

  1. Avalar el documento ante la entidad extranjera para su certificación.
  2. Llevar el documento al Ministerio de Relaciones Exteriores o quien haga sus veces en el país de origen.
  3. Llevar los documentos al Consulado Colombiano en el país de origen, para avalar la firma.
  4. Completar la cadena de legalización en el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, para avalar la firma del cónsul colombiano.

El documento surtirá efecto en Colombia, si cumple con la cadena de legalización de documentos, según el caso.

 

En este caso se distinguen 4 tipos de cadenas de legalización: 

 

  1. Documentos colombianos que deban ser reconocidos en el exterior.
  2. Documentos extranjeros que deban ser reconocidos en Colombia.
  3. Documentos extranjeros que deben ser reconocidos en Colombia, mediante la figura de país amigo.
  4. Documentos extranjeros mediante la figura de circunscripción.

 

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