Debido al creciente intercambio entre distintos países del mundo, se han firmado acuerdos destinados a facilitar el reconocimiento de documentos entre estados. El tratado más relevante en esta materia y que en la actualidad se encuentra vigente es el Convenio de La Haya nº XII, de 5 de octubre de 1961, de Supresión de la Exigencia de Legalización en los Documentos Públicos Extranjeros, comúnmente llamado Convenio de la Apostilla.

¿Qué es la apostilla de la Haya?

La apostilla de la Haya es un procedimiento que busca certificar un documento con la finalidad de garantizar su autenticidad ante los países que hacen parte del Convenio de la Haya. Es un pacto que facilita a los países involucrados reconocer la legalidad del documento expedido. En el proceso se verifica la autenticidad de la firma de un servidor público y su autoridad.  En Colombia, el Ministerio de Relaciones Exteriores es el ente encargado de verificar y emitir los Apostilles.

A continuación te mostraremos  algunos de los países que forman parte de este acuerdo: Albania, Andorra, Antigua and Barbuda, Argentina, Armenia, Australia, Austria, Azerbaijan, Bahamas, Barbados, Belarús, Belice, Bélgica, Bielorrusia, Bolivia, Bosnia, Botswana, Brasil, Bulgaria, Brunei, Darussalam, Cabo Verde, Chile, Chipre, Colombia, Costa Rica,  Croacia, Corea del Sur, Dinamarca, Dominica, Ecuador, El Salvador, Eslovaquia, España, Estados Unidos, Estonia, Fidji, Finlandia, Francia, Granada, Grecia, Guatemala, Herzegovina, Hungría, India, Isla Marshall, Isla Mauricio, Italia, Israel, Irlanda, Japón, Kazajstán, Letonia,  Lesotho, Liberia, Liechtenstein, Lituania, Luxemburgo, Macedonia, Malta, Malawi,  Marruecos, México, Mónaco, Namibia, Nieves, Niue, Noruega, Nueva Zelanda, Panamá, Países Bajos, Paraguay, Polonia,Portugal, Perú, Reino Unido, República Checa, República Dominicana, Rumania, Rusia,  Samoa, San Cristóbal,San Marino, Santa Lucía, San Vicente, Serbia, Seychelles, Suecia, Sudáfrica, Suiza, Surinam, Swazilandia, Tonga, Trinidad y Tobago, Túnez, Turquía, Ucrania, Uruguay, Uzbekistán, Vanuatu, Venezuela.

¿Cómo apostillar un documento en Colombia? 

Para apostillar un documento en Colombia, se dispone actualmente de un sistema electrónico de apostilla y legalización a nivel nacional, donde puedes radicar el trámite las 24 horas del día (todos los días de la semana).

Ingresa a la página web de la Cancillería de Colombia en la siguiente dirección cancilleria.gov.co. Haz clic en la opción “Realice aquí su trámite de apostilla y legalización en línea’’.

Toma en cuenta las siguientes sugerencia para realizar el  trámite de manera exitosa:

  • Revisa que los documentos a tramitar contengan la firma de un servidor público en pleno  ejercicio de sus funciones, la misma debe estar registrada en la base de datos del Ministerio.
  • Es importante verificar que el documento a legalizar y/o apostillar contemplen las normativas solicitadas por el Ministerio, te invitamos a consultar: www.cancilleria.gov.co/apostilla-legalizacion para conocer toda la información al respecto.
  • Al momento de escanear el documento asegúrate que cumpla con los criterios legales, que la información esté completa y totalmente legible por ambas caras, si es el caso. Debe estar configurado en formato PDF y no debe sobrepasar los 11 Megabytes de peso, por lo que solo se expide una apostilla y/o legalización por documento.
  • Al cargar el archivo en PDF ten en cuenta el tipo de documento a adjuntar. Recuerda  que esta información la encuentras en: www.cancilleria.gov.co/apostilla-legalizacion, haciendo uso en “Haga su apostilla o legalización desde su casa u oficina”. En caso de no encontrar la opción que busca en la lista de documentos, elija “Otros documentos”.
  • Consulta el correo electrónico que registraste en  la plataforma de cancillería, por este medio llegará la información sobre el resultado del estudio del documento emitido, cerciórate que los datos estén correctos. De no recibir respuesta los siguientes 3 días hábiles luego de consignar la documentación, puedes verificarlo en la página de la cancilleria:https://tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/consulta/documento.aspx.
  • Al comprobar que tu solicitud fue aprobada, cuentas con 30 días para confirmar que los datos suministrados en el documento estén correctos, de presentar algún error puedes solicitar la corrección y  proceder a realizar el pago.
  • Finalmente cancela el valor correspondiente al trámite realizado, siguiendo los pasos que brinda la cancillería. Es importante tener en cuenta que una vez realizado el pago, no hay posibilidad de solicitar corrección de documentos.

¿Qué es apostillar un documento?

El proceso de apostilla certifica la autenticidad y validez de un documentos que surtirá efectos en países extranjeros. Según este acuerdo el objetivo principal de la apostilla es verificar la autenticidad de la firma y sellos del documento. La apostilla es un certificado que se adjunta al documento emitido.  En Colombia, este proceso es completamente electrónico.  Una vez aprobado y emitido el apostille, este quedará registrado en la base de datos de la Cancillería, y podrá ser consultado cuando sea requerido.

¿En qué consiste legalizar un documento?

Este proceso, al igual que la apostilla, está orientado en certificar la legitimidad de firmas y sellos, pero en este caso debe contar con la aprobación del consulado y/o embajada del país de destino, acatando lo plasmado en  la Convención de Viena de 1963, sobre relaciones consulares, artículo 5°, literal f) que faculta las actuaciones consulares en calidad de notario. En Colombia, este proceso se ha sistematizado y agilizado, únicamente, necesita contar con los requerimientos que solicita la cancillería, los cuales están descritos en su sitio web.

¿Cuál es la diferencia entre Apostillar y Legalizar un documento?

Los dos procedimientos tienen la misma finalidad,  otorgar validez a un documento para ser reconocido en el exterior.

La gran diferencia entre estos procesos es el país destino.  Siempre consulte el trámite que requiere el país donde presentará sus documentos.

Para finalizar es importante que siempre verifique los requisitos que exige el país de origen y país destino porque, aunque el convenio de la Haya creó un estándar de certificación, cada país ha establecido sus propios procesos para garantizar que los documentos sean válidos y verdaderos.

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