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En este post te damos a conocer todo sobre la firma autógrafa digitalizada en Colombia, es decir, la aplicación de la firma digital de acuerdo al ordenamiento jurídico para apostillas y legalizaciones de documentos.
Una firma, es la manera de plasmar en un documento la voluntad de una persona mediante su escrito. A través de ella manifiesta la aceptación, autenticidad y compromiso legal que asume al momento de establecer un acuerdo, ahora bien ¿qué quiere decir firma autógrafa? Quédate aquí, te contamos de qué se trata.
¿Qué significa firma autógrafa?
En la actualidad cada vez más las operaciones son remotas, por lo que se necesita de un medio digital que automatice los procesos y garantice la firma de documentos electrónicos de una manera segura.
La firma autógrafa se define como el conjunto de datos digitales que acompañan a un documento electrónico, siendo la reproducción fiel de la firma manuscrita de puño y letra del autor como imagen, replicada de manera masiva por un sistema y regulada mediante la aplicación de la Resolución 7943 de 2022 de 18 de octubre, la cual permite verificar en línea la autenticidad de la firma por medio de los canales digitales dispuestos de acuerdo al ordenamiento jurídico Colombiano.
¡Continúe la lectura! Atendiendo a las directrices de esta nueva resolución los registros y expedición de legalizaciones y apostillas de documentos deben realizarse de manera única y exclusiva en las plataformas digitales del gobierno dispuestas para dichos procesos.
Debemos destacar que la reciente Ley 7943 de 2022 modifica algunas disposiciones en materia de legalización y apostilla de documentos previstos en la Resolución 1959 del 2020, donde se establece que a partir del 01 de julio del 2022, todos los documentos firmados por notarios públicos colombianos deberán ser tramitados de manera automática mediante un código generado por la notaría correspondiente.
¿Para qué se utiliza la firma autógrafa digitalizada?
Se utiliza para autenticar trámites administrativos mediante la firma digital y facilitar el acceso a ciudadanos y usuarios al proceso de apostilla y legalización de documentos emitidos por todas las entidades del Estado, evitando de esta manera desplazar el documento en físico, incurrir en otros gatos, retrasar el proceso, así como demoras en las respuestas.
Al firmar una persona natural o jurídica el documento con firma autógrafa digitalizada conseguimos que el contenido del documento no haya sido alterado durante su emisión, a la vez que se verifica que procede del remitente que lo firma, lo que ofrece mayor garantía de seguridad y credibilidad.
La Resolución 7943 de 2022 dispone que para el trámite de apostilla y legalización del documento la firma autógrafa mecánica debe ser validada por el Ministerio de Relaciones Exteriores y con la Entidad emisora del documento, lo que permite comprobar o cotejar la autenticidad de la firma y origen del documento electrónico.
“En la apostilla y legalización de documentos, la firma mecánica o digital asegura que el contenido del documento no pueda ser modificado y verifica la identidad del remitente”
Artículo Recomendado. ¿Cuándo solicitar una interpretación simultánea?
La nueva resolución provee nuevos términos y definiciones, entre la que destaca que el documento digitalizado deberá incluir de manera clara, visible y legible los datos del servidor público o del particular en ejercicio de funciones públicas: nombre, entidad, cargo, fecha y firma manuscrita e incluir el certificado autógrafa mecánico, el cual deberá contar con la validación en línea o digital de la entidad emisora, por lo que tendrá que el funcionario debe actualizar su firma en digital ante el Ministerio de Relaciones Exteriores.
Asimismo, los documentos electrónicos con firma autógrafa digitalizada deben ser apostillados previamente a ser presentados ante autoridades de países extranjeros y toda la información suministrada debe estar en consonancia a lo registrado previamente en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores, según lo establecido en el artículo 3 de la Resolución 1959 del 2020 para su reconocimiento internacional.
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